1. Zrozumienie (świadomość) odnośnie wymagań zawartych w IATF 16949, ale także dotyczących Motoryzacyjnego Podejścia Procesowego wymaganego przez IATF.
Ten punkt jest kluczowy. Bardzo ważny jest dobór trenera/konsultanta, który pomoże w budowie elastycznego Systemu Zarządzania uwzględniającego potencjał jaki tkwi w Motoryzacyjnym Podejściu Procesowym. Na rynku jest wiele firm (często nawet renomowanych) oferujących szkolenia dotyczące tego obszaru, które koncentrują się jedynie na przekazaniu wiadomości o wymaganiach. Potrzebna jest tutaj wiedza i umiejętności, a nie tylko wiadomości. Kluczem jest podejście praktyczne pokazujące różne możliwe rozwiązania, a nie tylko „przeczytanie” wymagań standardu.
a) wybór szkolenia / trenera.
Wiele firm popełnia błąd polegający na poszukaniu najtańszego (często jednodniowego) szkolenia, gdzie nie ma czasu na dyskusje i praktyczne warsztaty.
Często jedyną przeszkoloną osobą jest Pełnomocnik, który następnie sam wdraża zmiany.
W wielu przypadkach szkolenia takie prowadzą trenerzy, którzy nie mają kompetencji do ich rzetelnej realizacji („Kompetencje – zdolność stosowania wiedzy i umiejętności w celu osiągnięcia zamierzonych rezultatów” ISO 9000:2015). Sam certyfikat trenera – chociaż warto go dokładnie przeczytać – nie gwarantuje, że osoba go posiadająca jest kompetentna.
b) kompetencje trenera / konsultanta
Jak ocenić kompetencje?
* Referencje odnoszące się do zrealizowanych wdrożeń czy szkoleń IATF 16949 są jednym z dobrych elementów oceny.
* Jeżeli jest to też aktywny Auditor IATF to jest to dodatkowy element uwiarygadniający posiadanie takich kwalifikacji.
Spotykam się z praktyką, że często takie szkolenia/konsultacje prowadzą Auditorzy ISO 9001 bądź Auditorzy Wewnętrzni z certyfikatem jakiejś firmy. W wielu przypadkach osoby te nie mają wymaganych kompetencji.
Gdy prześledzimy wymagania ISO 9001:2015 to stwierdzimy, że jest tam zawartych 309 wymagań.
IATF 16949:2016 wprowadza natomiast dodatkowo 511 wymagań, które trzeba dobrze rozumieć, by je prawidłowo wdrożyć. Dlatego firmy wdrażające tylko ISO 9001 oraz auditorzy certyfikujący ten system w większości przypadków nie są w stanie wykorzystać wszystkich szans związanych z wprowadzanymi zmianami.
c) certyfikacja
Czy taki system zarządzania uzyska certyfikat?. W większości przypadków tak. Warunkiem certyfikacji systemu nie jest ilość niezgodności tylko ich usunięcie/zamknięcie, a efektywność systemu będzie widoczna dopiero po jakimś czasie i nie można jej dobrze ocenić tuż po wdrożeniu.
Czy Kierownictwo i osoby odpowiedzialne będą zadowolone z takiego systemu? W większości przypadków nie. Dlaczego? Bo nie będzie on dopasowany do firmy i wymagał będzie dużo pracy związanej z jego utrzymaniem, a doskonalenie będzie trudne i pracochłonne.
d) efektywność wdrożenia
Warto na tym etapie zadać też pytanie o efektywność. Ile będzie nas kosztowała praca związana z utrzymaniem nieefektywnego systemu i czy nie prościej jest zapłacić trochę więcej na początku, by mieć system na całkiem innym poziomie.
2. Zaangażowanie Kierownictwa i Właścicieli Procesów we wdrażanie zmian.
Tylko mocne zaangażowanie Kierownictwa i Właścicieli Procesów w tworzenie, wdrażanie i utrzymanie Systemu Zarządzania daje gwarancję, że system ten będzie efektywny i będzie bazą do ciągłego doskonalenia. Bez takiego zaangażowania będzie to zbiurokratyzowany i nieefektywny system sprawiający wiele problemów i wymagający wielkich nakładów pracy na jego utrzymanie.
3. Wyszkolenie (lub outsourcing) Auditorów wewnętrznych i wykorzystanie auditów do ciągłego doskonalenia wdrożonego Systemu Zarządzania.
Celem realizowanych audytów wewnętrznych nie jest – jak wielu sądzi – brak niezgodności, ale ocena czy ustalone wymagania są spełnione a zamierzone rezultaty efektywnie osiągane.
By taki cel zrealizować musimy posiadać kompetentnych auditorów, którzy to zadanie spełnią.
Rozwiązania są dwa:
* w dużych firmach – wyszkolenie takich auditorów
* w małych i średnich firmach – efektywniejszy jest outsourcing
Oczywiście średnie firmy mogą też szkolić własnych auditorów. Warto jednak wesprzeć się też auditorem zewnętrznym, który będzie też wtedy trenerem/mentorem dla pozostałych.
4. Zaplanowanie zasobów i wsparcie przez Najwyższe Kierownictwo, które zagwarantuje zrealizowanie powyższych warunków.
Do wdrożenia Systemu Zarządzania i związanych z tym szkoleń należy podejść tak jak do inwestycji.
Musimy zaplanować budżet, gdzie zaplanujemy też nakłady na szkolenia/konsultacje, a nie tylko na certyfikację.
Analizując koszty samego wdrożenia musimy wziąć pod uwagę jaki produkt otrzymamy.
Czy będzie to „sterta papierów” niekoniecznie dostosowana do naszej organizacji, która posłuży do uzyskania certyfikatu, czy elastyczny i efektywny system – narzędzie do lepszego zarządzania firmą…