Należy zwrócić uwagę, że wprowadzane nowe wymagania IATF 16949: 2016 wymagają – w wielu wypadkach – większej ilości aktualizacji (zmian i uzupełnień) niż dokonano ich w ciągu ostatnich 15 lat. Dla wielu firm będzie to też okazja na całkowitą przebudowę SZJ po to by poprawić jego skuteczność i efektywność.
Komunikat IATF z dnia 13.09.2018 – „Aktualizacja zasad dot. Auditu Przejścia na wymagania IATF 16949:2016”.
Jak wskazano w dokumencie „Strategia Przejścia na IATF 16949” ver.6 z dn. 13.06.2018 („IATF Transition Strategy”), wszystkie certyfikaty ISO/TS 16949 wygasają automatycznie 14.09.2018 (w tym również certyfikaty w stanie zawieszenia).
W przypadku Organizacji, które na dzień 14.09.2018 nie przeprowadziły jeszcze Auditu Przejścia do IATF 16949:2016, wymagany będzie audit wstępny (certyfikacyjny). Zgodnie ze strategią przejściową IATF nie będzie wymagany jednak Przegląd Gotowości (1 faza auditu), o ile audit certyfikacyjny zostanie przeprowadzony w terminie do 14.03.2019.
Warunek ten można jednak zastosować tylko w stosunku do organizacji, których certyfikat nie był zawieszony, tylko stracił ważność.
Poniższe 5 kroków to bardzo ogólny plan projektu, który może być używany jako bazowy do planowania przejścia dla każdej organizacji.
1. Analiza luk / Plan działania dotyczący aktualizacji SZJ.
Jako pierwszy krok, należy wykonać analizę w celu ustalenia, gdzie organizacja ma luki w SZJ w odniesieniu do nowej normy. Analiza ta nie powinna być jedynie wykazem nowych i rozszerzonych wymagań, ale powinna obejmować słabe punkty obecnie funkcjonującego SZJ. Na podstawie tej analizy należy stworzyć plan wymaganych działań aktualizacyjnych dla Systemu Zarządzania – Plan Przejścia.
Realizacja tego zadania przez kompetentnego i doświadczonego Auditora IATF gwarantuje skuteczne i efektywne osiągnięcie celu tego etapu – zdefiniowania kierunków i priorytetów dotyczących przebudowy istniejącego Systemu Zarządzania.
Częstym błędem jest wykonanie tego zadania samodzielnie, co nie pozwala na obiektywną ocenę stanu istniejącego i nie wykorzystuje potencjału jaki wiąże się z dostosowaniem Systemu Zarządzania do wymagań nowego standardu.
Konieczne na tym etapie jest też mocne zaangażowanie Pełnomocnika Jakości oraz Właścicieli Procesów co jest dla firmy kluczowe w perspektywie dobrego działania Systemu Zarządzania w przyszłości.
2. IATF 16949: 2016 – Szkolenie świadomości dot. wymagań nowego standardu.
W nowym wydaniu IATF 16949 istnieje wiele nowych oraz rozszerzonych wymagań normy w tym także dotyczących terminologii. Szczególnie uwaga zwrócona jest na kwalifikacje audytorów wewnętrznych, aby wykazać ich kompetencje (pkt 7.2.3). Znalezienie właściwego szkolenia nie jest problemem, ponieważ w większości wszystkie jednostki certyfikujące i firmy szkoleniowe 3-ciej strony oferują takie szkolenia. Należy zaplanować i zrealizować co najmniej szkolenia dla Pełnomocnika i Auditorów Wewnętrznych – szczegółowe oraz ogólne dla Kierownictwa i Właścicieli Procesów. Nie należy też zapominać o szkoleniach dotyczących Podejścia Procesowego w Motoryzacji, które jest bazą do sposobu definiowania i dokumentowania procesów organizacji.
UWAGA:
– warto przed szkoleniem zewnętrznym udostępnić wymagania IATF 16949 (wraz z normą ISO 9001:2015) w celu ich przejrzenia i zaplanować także dyskusję wewnętrzną n/t wymagań. Poprawi to efektywność takiego szkolenia zewnętrznego.
– szkolenie takie warto połączyć z ćwiczeniami, które (na bazie aktualnego SZJ) pomogą na zdefiniowanie luk w aktualnym SZJ i sprawniejszą później realizację punktu 2.
– warto też zwrócić uwagę, by szkolenie zewnętrzne realizował trener, który ma doświadczenie praktyczne a nie tylko teoretyczną znajomość wymagań.
– wymagania IATF 16949 bazują na normie ISO 9001:2015, która (w przeciwieństwie do ISO/TS 16949) nie jest teraz zawarta (tylko przywołana) w standardzie. Należy wcześniej zapewnić podstawowe wiadomości dotyczące wymagań zawartych w ISO 9001:2015.
3. Audyt wewnętrzny dla wszystkich zaktualizowanych procesów SZJ.
Kiedy obszar lub proces zostanie zaktualizowany powinien być zrealizowany audyt wewnętrzny przez przeszkolonych wg nowego standardu auditorów. Wykryte niezgodności powinny być z odwrotnie wykazane w Analizie luk/Planie Działań oraz przenoszone także do innych obszarów procesów. Zaleca się żeby organizacja zaplanowała kilka cykli audytów wewnętrznych w ramach Planu Przejścia.
4. Przegląd zarządzania zaktualizowanego SZJ.
Po wewnętrznych audytach wszystkich obszarów lub procesów oraz zakończeniu i wdrożeniu działań naprawczych, realizacja Planu Przejścia do IATF 16949:2016 musi zostać poddana przeglądowi w ramach procesu Przeglądu Zarządzania Organizacji. Rezultatem tego przeglądu powinna być decyzja kierownictwa odnośnie przystąpienia do certyfikacji SZJ.
5. Audyt certyfikacyjny IATF 16949: 2016.
Kluczową kwestią jest tutaj takie zaplanowanie auditu aby z powodzeniem zaktualizować certyfikat z rev. 2009 do rev. 2016 bez realizacji 1 fazy auditu na miejscu co może mieć miejsce max. do 14 Marca 2019. Po tym terminie realizowane mogą być jedynie audity certyfikacyjne (czyli składające się z 1 fazy na miejscu – Przeglądu Gotowości – oraz 2 fazy – Auditu Certyfikacyjnego).